DMS Kfz-Gutachten anbinden: Anleitung für Autohäuser 2026

DMS Kfz-Gutachten anbinden: In 4 Schritten von der Auftragsart bis zur Zuordnung. Pflichtfelder, Vorlage, Datenschutz und Fehlerbehebung für Autohäuser 2026.

Du schreibst jede Schadenmeldung dreimal ab: ins DMS, in die E-Mail an den Sachverständigen, dann in die Terminliste. Mit einem festen Übergabeweg zwischen Autohaus-DMS und Kfz-Gutachten-Anfrage tippst du die Fahrzeugdaten einmal und sparst dir jede Doppelerfassung.

TL;DR

• Wer das DMS für Kfz-Gutachten anbinden will, braucht keine Schnittstelle: ein sauberer Auftragsexport und eine feste Vorlage reichen für den Start.
• Die 17-stellige Fahrzeug-Identnummer ist das Pflichtfeld, an dem die meisten Anfragen scheitern.
• HolDeinePlakette arbeitet mit KÜS-Partnerstationen in acht Städten: Köln, Nürnberg, Fürth, Frankfurt, Krefeld, Weiterstadt, Duisburg, Solingen.
• Klär den Übergabeweg und den Datenschutz vor dem ersten Auftrag, nicht danach.

Warum die Anbindung sich lohnt

Im Autohaus entstehen Gutachten-Anfragen an drei Stellen: bei der Schadenannahme im Service, bei der Inzahlungnahme und bei der Fahrzeugaufbereitung vor dem Verkauf. Jede Stelle erfasst dieselben Daten neu, wenn kein gemeinsamer Ablauf existiert. Das kostet Zeit und erzeugt Tippfehler, und ein falsches Zeichen in der Fahrgestellnummer reicht, damit ein Sachverständiger nachfragen muss.

Die Verbindung zwischen DMS und Gutachten-Anfrage löst genau das: Der Auftrag im DMS ist die einzige Quelle, alles andere wird daraus abgeleitet. Wie das bei der Bewertung von Bestandsfahrzeugen aussieht, beschreibt die Gebrauchtwagenbewertung für Autohäuser.

HolDeinePlakette ist ein Ingenieurbüro und KÜS-Partner mit eigenen Prüfstationen. Das ist wichtig für die Planung: Du übergibst Anfragen an feste Standorte mit festen Ansprechpartnern, nicht an ein anonymes Portal.

Bevor du startest

• Zugang im DMS: Du brauchst Rechte, um Aufträge zu exportieren oder E-Mail-Vorlagen anzulegen. In vielen DMS-Systemen liegt das bei der Administration, nicht beim Serviceberater.
• Ein festes Zielpostfach: Eine gemeinsame Adresse für Gutachten-Anfragen verhindert, dass Anfragen im Postfach eines Mitarbeiters im Urlaub liegen bleiben.
• Geklärter Übergabeweg: Frag vorab bei HolDeinePlakette nach, welcher Weg für dein Autohaus gilt (Online-Formular, E-Mail oder Telefon). Bau deinen Ablauf nicht auf eine Schnittstelle, die du nicht schriftlich bestätigt hast.
• Der Stolperstein: Das DMS exportiert die Fahrgestellnummer oft ohne Prüfung. Eine VIN hat 17 Zeichen, die Buchstaben I, O und Q kommen nicht vor. Ein Export mit 16 oder 18 Zeichen fällt erst beim Sachverständigen auf, also lege die Prüfung vor den Versand.

Auftrag anlegen

Der Start liegt im DMS, nicht im Postfach. Lege für jede Gutachten-Anfrage einen eigenen Auftrag oder eine eigene Position an, damit du später Anfrage und Ergebnis demselben Fahrzeug zuordnen kannst.

1. Öffne im DMS den Fahrzeugstamm und wähle das betroffene Fahrzeug.
2. Lege einen neuen Auftrag an und vergib eine Auftragsart, zum Beispiel Gutachten extern. Gibt es die Auftragsart nicht, richte sie einmalig ein.
3. Hinterlege den Anlass im Freitextfeld: Unfallschaden, Wertermittlung, Inzahlungnahme oder Rückgabe.
4. Speichere den Auftrag und notiere die Auftragsnummer.

Ergebnis: Du hast einen Auftrag mit Auftragsnummer, an dem alle weiteren Schritte hängen.

Die interne Auftragsart ist der unscheinbarste Schritt und der wichtigste. Ohne sie lassen sich offene Gutachten später nicht filtern.

Der Auftrag im DMS bleibt die einzige Quelle für alle Fahrzeugdaten.

Daten prüfen

Bevor etwas das Haus verlässt, prüfst du die Pflichtangaben. Eine Anfrage ist nur so gut wie ihr schwächstes Feld.

Diese Angaben braucht der Sachverständige in jedem Fall:

• Fahrgestellnummer mit 17 Zeichen
• Amtliches Kennzeichen
• Erstzulassung und aktueller Kilometerstand
• Halter oder Auftraggeber mit Kontaktdaten
• Standort des Fahrzeugs
• Anlass und, bei Unfallschäden, Datum und kurze Schilderung

Lege im DMS die Pflichtfelder so fest, dass der Auftrag ohne sie nicht in den Status Gutachten angefragt wechselt. So fängst du leere Felder an der Quelle ab statt per Rückfrage.

Ergebnis: Der Auftrag lässt sich nur mit vollständigen Daten weiterschalten.

Hängst du Fotos an, benenne sie mit der Auftragsnummer. Aus „IMG_4471“ wird „A-2026-0187_front“. Das erspart auf beiden Seiten das Sortieren.

Anfrage senden

Jetzt geht die Anfrage raus. Der einfachste Weg ohne technische Schnittstelle ist eine E-Mail-Vorlage im DMS, die Platzhalter für die Fahrzeugdaten füllt.

1. Öffne in den DMS-Einstellungen die Vorlagenverwaltung für E-Mails.
2. Lege eine Vorlage Gutachten-Anfrage an. Setze im Betreff Auftragsnummer und Kennzeichen ein.
3. Füge im Text die Platzhalter für Fahrgestellnummer, Kennzeichen, Erstzulassung, Kilometerstand und Standort ein.
4. Trage als Empfänger die Adresse ein, die HolDeinePlakette dir für Anfragen genannt hat.
5. Hänge Fotos und Fahrzeugschein-Kopie an und sende.

Ergebnis: Jede Anfrage hat dieselbe Struktur, und der Empfänger erkennt sie am Betreff.

Willst du stattdessen direkt über die Website arbeiten, ist die Terminbuchung für HU/AU laut Anbieter in nur 2 Minuten erledigt. Für Gutachten-Anfragen aus dem Autohaus gilt dennoch: Der Weg, den du vereinbart hast, zählt, nicht der, der am bequemsten klingt.

Wie Werkstätten und Betriebe feste Abläufe mit HolDeinePlakette aufsetzen, steht unter Hauptuntersuchung für Werkstätten: Kooperationspartner werden.

Gutachten zuordnen

Das fertige Gutachten kommt zurück, meist als PDF. Hier entscheidet sich, ob die Anbindung etwas taugt, denn ein Gutachten ohne Zuordnung ist ein Anhang in einem Postfach.

1. Speichere das PDF unter der Auftragsnummer im Dokumentenbereich des Fahrzeugs im DMS.
2. Setze den Auftragsstatus auf Gutachten erhalten.
3. Trage das Datum der Erstellung in ein eigenes Feld ein.
4. Informiere den Serviceberater oder Verkäufer, der den Auftrag betreut.

Ergebnis: Das Gutachten liegt am Fahrzeug, nicht im Postfach, und der Status stimmt.

Das Datum ist kein Detail. Wie lange ein Gutachten verwertbar bleibt, hängt vom Zweck ab. Die Einordnung findest du bei Wie lange ist ein Kfz-Gutachten gültig.

Variante: Anfrage automatisch bei Statuswechsel auslösen

Die zweite Variante spart den manuellen Klick. Statt die Vorlage von Hand zu senden, löst das DMS die Mail aus, sobald der Auftrag den Status Gutachten angefragt erreicht.

1. Öffne im DMS die Regeln für automatische Aktionen oder Workflows, falls dein System sie bietet.
2. Lege als Auslöser den Statuswechsel auf Gutachten angefragt fest.
3. Wähle als Aktion den Versand der Vorlage Gutachten-Anfrage.
4. Teste die Regel mit einem Testfahrzeug, bevor du sie scharf schaltest.

Bietet dein DMS keine Workflows, bleibt der manuelle Versand die saubere Lösung. Eine Automatisierung auf wackliger Basis sendet im Zweifel unvollständige Anfragen in großer Zahl.

Die Prüfung der Pflichtfelder aus dem Schritt „Daten prüfen“ bleibt vor jedem Auslöser bestehen. Ein automatischer Versand ersetzt sie nicht.

Datenschutz: Das gehört vorher geklärt

In jeder Anfrage stecken personenbezogene Daten: Halter, Kennzeichen, Fahrgestellnummer, unter Umständen Unfallschilderungen. Das ist DSGVO-Gebiet.

• Klär, auf welcher Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO du die Daten weitergibst. Bei einem Auftrag des Kunden ist das in der Regel die Vertragserfüllung.
• Prüfe, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig ist. Das hängt davon ab, ob der Empfänger weisungsgebunden für dich arbeitet oder eigenverantwortlich als Sachverständiger. Lass das im Zweifel deinen Datenschutzbeauftragten entscheiden.
• Versende keine Ausweiskopien, wenn sie für das Gutachten nicht gebraucht werden.

Fehlerbehebung

Rückfragen zur Fahrgestellnummer. Ursache ist fast immer ein Tippfehler oder ein Export mit Leerzeichen. Entferne Leerzeichen im Export und prüfe die Länge von 17 Zeichen vor dem Versand.

Die Anfrage kommt nicht an. Prüfe zuerst den Spam-Ordner beim Empfänger und deine eigene Absenderadresse. Wenn dein DMS über einen Server sendet, der nicht für deine Domain freigegeben ist, landen Mails als verdächtig. Ruf in dem Fall kurz an und frag nach.

Das Gutachten ist da, aber keiner weiß es. Der Status wurde nicht gesetzt. Mach den Statuswechsel zur Pflicht, bevor das PDF abgelegt werden kann.

Mehrere Anfragen zum selben Fahrzeug. Das passiert, wenn zwei Mitarbeiter unabhängig voneinander senden. Prüfe vor dem Versand, ob der Auftrag schon den Status Gutachten angefragt trägt.

Fotos zu groß für die Mail. Reduziere die Auflösung auf das, was zur Schadendokumentation nötig ist, oder frag nach einem Upload-Weg.

Deinen Ablauf erweitern

Stehen die vier Schritte, baust du aus. Sinnvolle Erweiterungen in 2026:

• Eine Auswertung im DMS: Wie viele Gutachten sind offen, wie viele älter als ein Zeitraum, den du festlegst?
• Eine zweite Vorlage für Wertermittlungen bei Inzahlungnahmen, getrennt von Unfallschäden.
• Eine Erinnerung an den Verkäufer, wenn ein Gutachten für ein Bestandsfahrzeug fehlt.

HolDeinePlakette betreibt Stationen in Köln, Nürnberg, Fürth, Frankfurt, Krefeld, Weiterstadt, Duisburg und Solingen. Liegt dein Autohaus in einem dieser Einzugsgebiete, bleibt der Weg kurz. Außerhalb davon klär vorab, ob und wie eine Zusammenarbeit möglich ist.

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FAQ

Kann ich mein DMS direkt mit einem Gutachter verbinden?

Ob eine direkte Schnittstelle möglich ist, hängt vom DMS und vom Gutachter ab. Ohne bestätigte Schnittstelle funktioniert ein Ablauf mit Auftragsart, Pflichtfeldern und E-Mail-Vorlage zuverlässig.

Welche Daten braucht ein Kfz-Gutachten mindestens?

Mindestens Fahrgestellnummer mit 17 Zeichen, Kennzeichen, Erstzulassung, Kilometerstand, Standort und Anlass. Bei Unfallschäden kommen Datum, Schilderung und Fotos dazu.

Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Das hängt von der Rolle des Empfängers ab. Arbeitet er weisungsgebunden für dich, ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig; als eigenverantwortlicher Sachverständiger meist nicht. Lass es von deinem Datenschutzbeauftragten prüfen.

Wie vermeide ich Fehler bei der Fahrgestellnummer?

Prüfe vor dem Versand die Länge von 17 Zeichen und entferne Leerzeichen im Export. Die Buchstaben I, O und Q kommen in einer VIN nicht vor.

Wo speichere ich das fertige Gutachten?

Im Dokumentenbereich des Fahrzeugs im DMS, benannt nach der Auftragsnummer. Setze zusätzlich den Auftragsstatus und das Erstellungsdatum, damit das Gutachten auffindbar bleibt.

In welchen Städten ist HolDeinePlakette vertreten?

HolDeinePlakette betreibt Stationen in Köln, Nürnberg, Fürth, Frankfurt, Krefeld, Weiterstadt, Duisburg und Solingen. Die Stationen arbeiten als KÜS-Partner.

Lohnt sich eine automatische Auslösung der Anfrage?

Ja, wenn dein DMS Workflows bietet und die Pflichtfelder vorher geprüft werden. Teste die Regel mit einem Testfahrzeug, bevor sie produktiv läuft.

One last thing

Der größte Hebel steckt nicht in der Technik, sondern in der Auftragsart aus dem ersten Schritt. Autohäuser, die jede externe Anfrage sauber markieren, sehen am Monatsende in einer Liste, welche Gutachten offen sind, und müssen nicht in Postfächern suchen. Das gilt 2026 genauso wie davor, und es kostet dich zehn Minuten Einrichtung.

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